Ivy Influencer PMS – Brief Story phục vụ Prototype và Quotation

Loại tài liệu: Brief mô tả phạm vi, tính năng và phân tích yêu cầu hệ thống Ivy Influencer PMS.
Phục vụ: prototype, breakdown tính năng, quotation.

Thông tin dự án

Tóm tắt tính năng & Ước lượng sơ bộ

Chi phí vận hành (phát sinh thêm):

Bối cảnh

IVY AND PARTNERS là công ty hoạt động trong lĩnh vực influencer marketing. Hiện tại team quản lý influencer bằng Excel rời rạc, việc lên proposal thủ công tốn nhiều thời gian, và báo cáo chiến dịch phải tổng hợp từ nhiều kênh social.

DSAI đã xây dựng hệ thống OPS (quản lý tài chính, ngân sách, hợp đồng, dự án) cho IVY. Influencer PMS là module mở rộng, tích hợp với OPS để:

• Tập trung database influencer nội bộ (import từ Excel, quản lý, đánh giá).
• Tự động gợi ý influencer và tạo proposal nháp theo template.
• Fetch metrics social (react, view, share) và gửi báo cáo lên BOD.

Phạm vi & Ranh giới dữ liệu

Roles (Đề xuất – cần xác nhận)

Cần xác nhận: Ma trận phân quyền chi tiết – ai được import, ai được export proposal, ai là BOD duyệt báo cáo.

Giai đoạn 1A – Danh sách Influencer

Context

Team cần một nơi tập trung để lưu và tìm kiếm influencer. Nguồn dữ liệu ban đầu là file Excel nội bộ. Tìm kiếm cần hỗ trợ từ khóa, tag, và thương hiệu liên quan.

Main workflow

1. Admin / AM tải file Excel danh sách influencer lên hệ thống.
2. Hệ thống parse và tạo / cập nhật bản ghi influencer.
3. AM tìm kiếm influencer theo từ khóa, tag, hoặc related brand.
4. AM lọc theo tiêu chí đánh giá (điểm tổng, từng tiêu chí).
5. AM quản lý danh sách: sửa thông tin, thêm mới thủ công, deactivate.

flowchart TD
    A[AM tải file Excel] --> B[Hệ thống parse Excel]
    B --> C{Dữ liệu hợp lệ?}
    C -- Có --> D[Tạo / cập nhật bản ghi Influencer]
    C -- Lỗi format --> E[Hiển thị lỗi, yêu cầu sửa file]
    D --> F[Influencer xuất hiện trong danh sách]
    F --> G[AM tìm kiếm / lọc]
    G --> H[AM chọn Influencer để đánh giá hoặc dùng cho Proposal]

Đã rõ / đã ghi nhận

• Import từ Excel, tìm kiếm theo từ khóa / tag / related_brand.
• Filter influencer theo tiêu chí đánh giá.
• Quản lý danh sách influencer.

Mặc định / suy luận triển khai

• Import bổ sung: trùng key (email / platform ID) thì update, không ghi đè toàn bộ.
• Mỗi influencer có thể thuộc nhiều tag và nhiều related brand.
• Danh sách có trạng thái: active / inactive (deactivate không xóa dữ liệu).

Cần xác nhận

• Template Excel: cột nào bắt buộc (họ tên, platform, follower count, link, tag, v.v.)?
• Key trùng lặp: xác định unique bằng gì (email? platform handle? tên + platform)?
• Ai được import: chỉ Admin hay cả AM?
• Trường dữ liệu influencer: ngoài tên/platform/link, cần lưu thêm gì (giá cả, lịch sử hợp tác)?

Cần chú ý khi prototype/test

• File Excel lớn (>500 dòng), file lỗi format, cột thiếu bắt buộc.
• Trùng lặp: cùng người nhưng khác platform, hoặc cùng tên khác người.
• Filter đa tiêu chí kết hợp (AND/OR logic cần xác nhận).

Giai đoạn 1B – Quản lý Tiêu chí Đánh giá

Context

Team cần đánh giá influencer theo nhiều tiêu chí tự định nghĩa (ví dụ: mức độ tương tác, phong cách, độ phủ, tin cậy). Điểm tổng hiển thị ngay trên danh sách để so sánh nhanh.

Main workflow

1. Admin tạo / chỉnh sửa danh sách tiêu chí.
2. AM chọn influencer và nhập điểm từng tiêu chí.
3. Hệ thống tính điểm tổng và hiển thị trên danh sách influencer.

flowchart TD
    A[Admin tạo tiêu chí] --> B[AM chọn Influencer]
    B --> C[AM nhập điểm từng tiêu chí]
    C --> D[Hệ thống tính điểm tổng]
    D --> E[Hiển thị điểm trên danh sách và profile Influencer]
    E --> F[AM filter / sort theo điểm]

Đã rõ / đã ghi nhận

• Tạo danh sách tiêu chí.
• Đánh giá influencer theo từng tiêu chí.
• Hiển thị điểm đánh giá trên danh sách.

Mặc định / suy luận triển khai

• Tiêu chí do Admin tạo, có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên.
• Điểm tổng = tổng trọng số (hoặc trung bình đơn giản nếu chưa có yêu cầu trọng số).
• Nhiều AM có thể đánh giá cùng một influencer – hệ thống lưu riêng hoặc lấy điểm trung bình.

Cần xác nhận

• Thang điểm: 1–5, 1–10, hay nhập tự do?
• Công thức điểm tổng: cộng đơn giản, trung bình, hay có trọng số theo tiêu chí?
• Ai đánh giá: chỉ AM phụ trách hay bất kỳ AM nào? Điểm chung hay riêng từng người?
• Lịch sử đánh giá: có cần xem lại ai đánh giá lúc nào không?

Cần chú ý khi prototype/test

• Influencer chưa có điểm nào → hiển thị thế nào trong danh sách?
• Tiêu chí bị xóa sau khi đã có điểm → xử lý dữ liệu cũ?
• Sort / filter theo điểm khi có influencer chưa đánh giá đủ tiêu chí.

Giai đoạn 2 – Tạo Proposal cho Dự án

Context

AM cần lên proposal cho KH nhanh dựa trên database influencer đã có. Hệ thống tự gợi ý influencer phù hợp theo tiêu chí dự án, AM chọn và xuất file nháp.

Main workflow

1. AM tạo dự án mới, liên kết với KH từ danh sách OPS.
2. AM nhập tiêu chí / yêu cầu cho dự án (ngành hàng, audience target, ngân sách, v.v.).
3. Hệ thống tự động gợi ý influencer phù hợp.
4. AM tìm kiếm thêm, chọn / bỏ chọn influencer.
5. AM chốt danh sách và xuất file proposal nháp theo template.

flowchart TD
    A[AM tạo Dự án] --> B[Liên kết KH từ OPS]
    B --> C[AM nhập tiêu chí dự án]
    C --> D[Hệ thống gợi ý Influencer phù hợp]
    D --> E[AM xem xét, thêm / bỏ Influencer]
    E --> F[AM chốt danh sách cuối]
    F --> G[Xuất file Proposal nháp theo template]

Đã rõ / đã ghi nhận

• Liên kết KH từ OPS system.
• Tạo dự án, lên tiêu chí / yêu cầu.
• Tự động gợi ý và tìm kiếm influencer liên quan đến dự án.
• Tổng hợp influencer đã chọn và xuất file proposal nháp.

Mặc định / suy luận triển khai

• Gợi ý dựa trên match tag / tiêu chí influencer với tiêu chí dự án.
• Một dự án có thể có nhiều phiên bản proposal.
• Proposal nháp xuất dạng DOCX hoặc PDF.

Cần xác nhận

• Template proposal: IVY cung cấp file mẫu hay DSAI thiết kế? Format xuất: DOCX hay PDF?
• Logic gợi ý: match tag thuần hay có AI ranking theo điểm tổng + tag?
• OPS integration: đọc KH qua REST API hay truy cập DB chung? Auth mechanism?
• Trạng thái dự án trong Influencer PMS: Draft / Proposal sent / Campaign running / Done?
• KH chưa có trong OPS: AM có thể tạo nhanh KH mới không hay phải qua OPS?

Cần chú ý khi prototype/test

• KH không tồn tại trong OPS hoặc OPS API không phản hồi.
• Gợi ý influencer khi database chưa có đủ đánh giá.
• Xuất proposal khi danh sách influencer rỗng.
• File xuất: unicode tiếng Việt, ảnh, bảng biểu đúng layout.

Giai đoạn 2B – Tạo Hợp Đồng KOL Tự Động

Context

Sau khi khách hàng xác nhận proposal, AM cần ký hợp đồng với từng influencer trong chiến dịch. Hệ thống tự động điền template hợp đồng KOL song ngữ (VI/EN) chuẩn của IVY, AM chỉ cần bổ sung nội dung công việc và số tiền. Các thông tin cố định của Bên A (IVY) đã được cài sẵn trong template.

Template hợp đồng: docs/kol_agreement.docx – Hợp Đồng Hợp Tác Người Có Ảnh Hưởng (KOL Agreement), song ngữ VI/EN, kèm Phụ Lục 1.

Các trường dữ liệu trong template

Main workflow

1. KH xác nhận proposal → AM bấm "Tạo Hợp Đồng" trên màn hình proposal.
2. Hệ thống tạo bản nháp hợp đồng cho từng influencer đã chọn, tự động điền các trường từ profile.
3. AM bổ sung: nội dung công việc, số tiền, ngày bắt đầu/kết thúc.
4. AM xem trước hợp đồng (preview), chỉnh sửa nếu cần.
5. AM xác nhận → hệ thống xuất file DOCX theo template.
6. AM gửi file cho influencer ký (ngoài hệ thống).

flowchart TD
    A[KH xác nhận Proposal] --> B[AM bấm Tạo Hợp Đồng]
    B --> C[Hệ thống tạo bản nháp cho từng Influencer]
    C --> D[Auto-fill: thông tin IVY, thông tin KOL từ profile]
    D --> E[AM điền: Nội dung công việc / Số tiền / Thời hạn]
    E --> F[AM xem trước Preview]
    F --> G{Cần chỉnh sửa?}
    G -- Có --> E
    G -- Không --> H[Xuất file DOCX theo template]
    H --> I[AM gửi cho KOL ký ngoài hệ thống]

Đã rõ / đã ghi nhận

• Template hợp đồng chuẩn của IVY (kol_agreement.docx) – song ngữ VI/EN.
• 3 trường AM cần điền: tên KOL (auto từ profile), nội dung công việc, số tiền.
• Xuất file DOCX theo đúng layout template.
• Số hợp đồng và ngày ký tự động sinh.

Mặc định / suy luận triển khai

• Điều khoản thanh toán mặc định: 2 đợt 50%/50% (có thể tùy chỉnh).
• Mỗi influencer trong proposal tạo một hợp đồng riêng.
• Trường thông tin pháp lý KOL (CCCD, MST, tài khoản) sẽ được pull từ influencer profile nếu đã có; nếu chưa thì AM điền trực tiếp trên form tạo hợp đồng.

Cần xác nhận

• Influencer profile hiện có lưu CCCD, MST, tài khoản ngân hàng không? Hay cần bổ sung các trường này vào GĐ1A?
• Tạo hợp đồng cho tất cả influencer trong proposal hay chọn từng người?
• Điều khoản thanh toán: IVY muốn cố định 2 đợt 50/50 hay để AM tùy chỉnh?
• Format số hợp đồng: hệ thống tự tăng hay AM nhập?
• Lưu trạng thái hợp đồng trong hệ thống: Draft / Sent / Signed hay chỉ xuất file?

Cần chú ý khi prototype/test

• Influencer profile thiếu CCCD hoặc tài khoản ngân hàng → form cần báo lỗi rõ ràng.
• Preview DOCX: font song ngữ, bảng biểu, ký tự tiếng Việt đúng encoding.
• Test trường hợp proposal có nhiều influencer → tạo nhiều hợp đồng cùng lúc.
• Số hợp đồng không bị trùng khi tạo đồng thời nhiều hợp đồng.

Giai đoạn 3 – Báo cáo Dự án & Social Integration

Context

Sau khi chiến dịch kết thúc, AM cần tổng hợp số liệu hiệu quả từ Instagram, Facebook, TikTok và gửi báo cáo lên BOD duyệt. Báo cáo được xuất PDF và liên kết với dự án trong OPS.

Main workflow

1. AM tạo báo cáo cho dự án đã được phê duyệt và ký.
2. AM nhập link / ID các post của influencer trên từng platform.
3. Hệ thống tự động fetch và cập nhật metrics: react, view, share.
4. AM xem xét số liệu, bổ sung thông tin thủ công nếu cần.
5. AM gửi báo cáo lên BOD duyệt.
6. BOD duyệt → AM xuất PDF. Nếu từ chối → AM chỉnh sửa, gửi lại.

flowchart TD
    A[AM tạo báo cáo dự án] --> B[Liên kết với dự án trong OPS]
    B --> C[AM nhập post links / post IDs]
    C --> D[Hệ thống fetch Social APIs]
    D --> D1[Instagram]
    D --> D2[Facebook]
    D --> D3[TikTok]
    D1 & D2 & D3 --> E[Tổng hợp: React / View / Share]
    E --> F[AM xem xét, bổ sung]
    F --> G[Gửi lên BOD duyệt]
    G --> H{BOD quyết định}
    H -- Duyệt --> I[AM xuất PDF báo cáo]
    H -- Từ chối / yêu cầu sửa --> J[AM chỉnh sửa]
    J --> G

Đã rõ / đã ghi nhận

• Tạo báo cáo, liên kết với OPS.
• Auto-fetch react, view, share từ Instagram, Facebook, TikTok.
• Gửi BOD duyệt.
• Xuất PDF.

Mặc định / suy luận triển khai

• AM paste URL / post ID thủ công cho từng post của influencer.
• Fetch metrics: on-demand (AM bấm "Cập nhật") hoặc batch job (cần chốt).
• Flow duyệt BOD: 1 cấp (gửi → duyệt / từ chối).
• Liên kết OPS: báo cáo được gắn với dự án OPS tương ứng (read-only reference).

Cần xác nhận

• Social API auth: cần Business Account / App ID từ IVY? TikTok có Developer App chưa?
• Tần suất fetch: on-demand hay tự động theo lịch (ví dụ: mỗi ngày)?
• Post link hay post ID: AM nhập gì để hệ thống fetch được?
• Flow duyệt BOD: bao nhiêu cấp? Ai cụ thể là BOD có quyền duyệt?
• Template PDF báo cáo: IVY cung cấp mẫu hay DSAI thiết kế?
• TikTok API: TikTok Research API có hạn chế nghiêm ngặt – IVY có account đủ điều kiện không?

Cần chú ý khi prototype/test

• Social API bị rate-limit hoặc token hết hạn trong quá trình fetch.
• Dự án có influencer trên nhiều platform khác nhau.
• Post bị xóa hoặc tài khoản bị ẩn sau khi fetch lần đầu.
• PDF: font, layout, hình ảnh, tiếng Việt.
• Flow duyệt: gửi → từ chối → sửa → gửi lại nhiều lần.

Hạ tầng Cloud (Chi phí Hàng Tháng)

Điều Kiện Thanh Toán

Bảo hành: Fix bugs miễn phí 12 tháng từ ngày đưa vào sử dụng.
Maintenance từ năm 2: ~9,100,000 VND/năm (10% × 91,000,000) – không bao gồm tính năng mới.